Unternehmen machen sich dem Grunde nach schadenersatzpflichtig, wenn sie den E-Mail Account eines ehemaligen Mitarbeiters ungefragt löschen (OLG Dresden, Beschluss vom 05.09.2012, Az. 4 W 961/12).
Im Rahmen eines Prozesskostenhilfeverfahrens hatte das OLG Dresden darüber zu entscheiden, ob ein Unternehmen den Emailaccount eines freien Mitarbeiter nach Beendigung der Zusammenarbeit löschen durfte.
Herausgabeanspruch hinsichtlich E-Mail Account
Da der Account bereits gelöscht war, ging es nicht mehr darum, ob ein Herausgabeanspruch als Nebenpflicht aus dem zwischen den Parteien geschlossenen Vertrag (hier ein Transportvertrag) oder aus §§ 812, 985 BGB hergeleitet werden könnte, da die Herausgabe ohnehin nicht mehr möglich war (§ 275 BGB).
Schadenersatzpflicht wegen ungefragter Löschung
Das OLG Dresden sah aber eine Schadenersatzpflicht des Unternehmens nach § 823 Abs. 2 BGB sowie aus § 280 BGB in Verbindung mit dem zugrunde liegenden Transportvertrag. Werde im Rahmen eines Vertragsverhältnisses von einem Vertragspartner für den anderen ein E-Mail Account angelegt, auf dem dieser auch private Mails speichert, entspräche es den vertraglichen Nebenpflichten, von einer Löschung des Accounts nach Beendigung des Vertragsverhältnisses solange abzusehen, bis klar sei, dass die andere Partei an der Nutzung des Accounts kein Interesse mehr habe.
Accountlöschung kann strafbar sein
Die unberechtigte Löschung eines E-Mail Accounts könne außerdem auch nach § 823 Abs. 2 BGB i. V. m. § 274 Abs. 1 Nr. 2 StGB und § 303 a StGB zu Schadenersatzansprüchen führen. Gelöscht werden elektronische Daten gemäß § 303 a StGB, wenn sie vollständig und unwiederbringlich unkenntlich gemacht werden, also sich nicht mehr rekonstruieren lassen (vgl. BT-Drs.10/5058, Seite 34). Ein Unbrauchbarmachen im Sinne von § 303 a StGB liegt zudem vor, wenn Daten in ihrer Gebrauchsfähigkeit so beeinträchtigt werden, dass sie nicht mehr ordnungsgemäß verwendet werden können und damit ihren bestimmungsgemäßen Zweck nicht mehr zu erfüllen vermögen (BT-Drs.10/5058, Seite 35).
Stellungnahme
- Holen Sie für die Löschung des beruflichen E-Mail Accounts eine ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters ein, am besten schriftlich oder per Email.
- Im Optimalfall sollte im (Arbeits-)Vertrag oder durch sonstige betriebliche Regelungen geklärt werden, wie im Falle einer Beendigung der Zusammenarbeit mit E-Mails im Account des Mitarbeiters umgegangen wird. Wenn möglich sollte nur eine Erlaubnis zur Nutzung des E-Mail Accounts für geschäftliche Zwecken erteilt werden, nicht aber für private Kommunikation.
- Falls der Mitarbeiter bis zum Wirksamwerden der Kündigung nicht mehr im Betrieb ist, sollten bei Einsichtnahme in den E-Mail-Account Vertrauenspersonen (z.B. betrieblicher Datenschutzbeauftragte, Mitglied des Betriebsrats) anwesend sein, um ggf. doch vorhandene und als solche erkennbare private E-Mails nicht einzusehen.
- Bei Restzweifeln sollte nach Möglichkeit ein Backup des E-Mail Accounts ohne Einsicht in die einzelnen Mails durchgeführt werden, bevor der Account gelöscht wird, damit die Daten erhalten bleiben.